Bagi Bapak dan Ibu Kepala Sekolah serta Bendahara sekolah yang telah melakukan pemesanan Bantuan Pemerintah (Banpem) sarana keterampilan menulis melalui platform SIPLah, langkah berikutnya setelah barang tiba di sekolah memerlukan beberapa tahapan sistematis. Proses ini mencakup konfirmasi penerimaan barang, pemeriksaan fisik, pengisian Berita Acara Serah Terima (BAST), pengunggahan dokumentasi foto, pemilihan metode pembayaran Virtual Account, hingga pencetakan proforma invoice sebagai dasar penyelesaian transaksi.
Artikel ini akan membahas secara mendalam dan terstruktur mengenai seluruh tahapan yang harus dilakukan berdasarkan panduan teknis operasional pengadaan barang di SIPLah untuk tahun 2026.
Apa Itu Proses Lanjutan Pesanan Banpem Sarana Keterampilan Menulis di SIPLah?
Tahapan lanjutan ini merupakan proses krusial pasca-pemesanan di mana pihak satuan pendidikan memastikan bahwa barang fisik yang dikirimkan oleh penyedia sudah sesuai dengan kuantitas dan kualitas yang dipesan. Berdasarkan ketentuan pengadaan Banpem sarana keterampilan menulis tahun 2026, sekolah tidak bisa langsung melompati tahap ini karena kelengkapan administrasi seperti BAST dan proforma invoice menjadi dokumen syarat utama agar dana bantuan dapat disalurkan dan dibayarkan melalui sistem perbankan yang ditunjuk, yakni menggunakan layanan Virtual Account Bank Syariah Indonesia (BSI).
Langkah-Langkah Masuk dan Mengonfirmasi Pesanan Datang di SIPLah
Sebelum memulai proses administrasi BAST, pastikan barang kiriman sudah diterima dan melalui proses pemeriksaan fisik secara menyeluruh untuk memastikan tidak ada kekurangan atau kerusakan.
Berikut adalah langkah awal mengakses menu pesanan di platform SIPLah:
-
Login ke Akun SIPLah: Akses situs web tempat sekolah Anda melakukan transaksi pemesanan (misalnya melalui Toko Ladang atau mitra penyedia SIPLah lainnya) menggunakan akun resmi sekolah.
-
Pilih Nama Sekolah: Setelah berhasil masuk, halaman utama akan menampilkan nama institusi sekolah Anda. Klik pada bagian nama sekolah tersebut untuk melanjutkan.
-
Akses Menu Daftar Pesanan: Pada panel navigasi yang muncul (yang mencakup dashboard, daftar pesanan, dan keluar), pilih dan klik menu Daftar Pesanan.
-
Pilih Detail Pesanan Banpem: Cari daftar pesanan yang berkaitan dengan Banpem sarana keterampilan menulis, lalu klik tombol Detail pada pesanan tersebut.
-
Konfirmasi Pesanan Datang: Pada halaman detail pesanan, klik tombol Pesanan Datang. Jika muncul jendela pop-up konfirmasi, pilih Iya untuk melanjutkan sistem pencatatan status barang.
Tata Cara Mengatur dan Mengisi BAST (Berita Acara Serah Terima)
Setelah menyatakan bahwa pesanan sudah datang, sistem akan mengarahkan Anda untuk mengatur Berita Acara Serah Terima (BAST). Pengisian data kuantitas harus dilakukan secara jujur dan teliti sesuai hasil pemeriksaan fisik di lapangan.
-
Pengisian Kuantitas Barang Baik dan Rusak: Masukkan jumlah barang kedalam kolom kuantitas kondisi baik maupun rusak. Sebagai contoh, apabila dari total pesanan (misalnya 175 unit) semuanya dalam kondisi lengkap dan baik tanpa ada yang rusak, maka isikan angka 175 pada kolom kuantitas baik. Sesuaikan dengan kondisi riil di sekolah Anda.
-
Klik Lanjutkan: Setelah memastikan angka kuantitas sudah valid, klik tombol Lanjutkan.
Kewajiban Unggah Foto Dokumentasi Serah Terima
Sistem SIPLah mewajibkan pengunggahan bukti visual pendukung sebelum BAST diterbitkan. Untuk jenis pesanan Banpem di SIPLah, umumnya diperlukan minimal dua dokumen foto utama:
-
Foto Proses Serah Terima: Dokumentasi foto yang memperlihatkan momen penyerahan barang antara pihak penyedia (kurir/toko) dengan pihak penerima di sekolah.
-
Foto Produk Secara Keseluruhan: Dokumentasi yang memperlihatkan seluruh barang bantuan yang diterima terkumpul di satu lokasi pemeriksaan.
Cara Mengunggah Foto:
-
Klik tombol Tambah Foto.
-
Pilih file foto dari perangkat penyimpanan Anda (perhatikan bahwa sistem umumnya mengunggah foto satu per satu secara bergantian).
-
Ulangi penambahan foto hingga kedua dokumentasi (foto serah terima dan foto keseluruhan barang) terunggah dengan sempurna.
-
Setelah foto lengkap terlampir, klik Preview BAST.
Pemeriksaan Akhir dan Pemilihan Metode Pembayaran BSI
Setelah mengeklik preview, pratinjau dokumen BAST akan ditampilkan di layar. Lakukan langkah-langkah verifikasi berikut:
-
Centang Persetujuan: Periksa kembali isi BAST, lalu klik kotak centang persetujuan hingga berubah menjadi warna biru.
-
Pemilihan Bank Penyalur (Virtual Account BSI): Karena pengadaan Banpem sarana keterampilan menulis dipersyaratkan menggunakan penyaluran melalui Bank Syariah Indonesia, pastikan Anda memilih opsi pembayaran via Virtual Account Bank BSI.
-
Cetak BAST: Gulir (scroll) ke bagian bawah halaman, lalu klik tombol Cetak. Berikan konfirmasi pop-up dengan memilih Iya. Dokumen BAST akan terbuka otomatis di tab atau laman baru.
-
Catatan Penting BAST: Dokumen BAST digital yang dicetak dari sistem ini bersifat belum bertandatangan basah. Anda boleh mencetaknya untuk arsip pemeriksaan internal sekolah, namun biasanya pihak penjual/toko nantinya akan mengirimkan fisik BAST yang sudah ditandatangani oleh pihak toko. Oleh karena itu, Anda cukup menutup tab BAST tersebut untuk kembali ke halaman utama sistem.
Cara Mencetak Proforma Invoice untuk Keperluan Pembayaran
Langkah final yang sangat krusial dalam rangkaian proses ini adalah mencetak atau mengunduh proforma invoice. Dokumen ini wajib dimiliki karena memuat kode Virtual Account (VA) pembayaran yang nantinya akan diinput melalui layanan perbankan digital sekolah seperti Cash Management System (CMS) BSI atau layanan Channel BSI.
-
Akses Menu Proforma Invoice: Pada halaman pesanan sebelumnya, klik tombol atau tautan Proforma Invoice yang terletak di bagian bawah.
-
Periksa Kode Virtual Account BSI: Perhatikan rincian tagihan serta deretan kode Virtual Account BSI yang tertera pada dokumen tersebut karena kode unik inilah yang akan digunakan oleh bendahara sekolah saat melakukan transaksi pembayaran.
-
Perhatikan Batas Waktu Pembayaran (Due Date): Selalu cermati tenggat waktu pembayaran yang tercantum agar transaksi tidak kedaluarsa. Sebagai contoh, sistem umumnya memberikan rentang waktu yang cukup panjang (misalnya hingga Mei 2027), namun dianjurkan untuk segera memproses pembayarannya agar administrasi keuangan sekolah segera tuntas.
-
Unduh atau Cetak Dokumen: Anda dapat memilih untuk mengunduh (download) file proforma invoice dalam bentuk digital atau langsung mencetaknya menggunakan mesin printer. Simpan dokumen ini dengan baik sebagai panduan pengetikan atau penyalinan (copy-paste) kode pembayaran di bank.
Kesimpulan
Menyelesaikan tahapan pesanan Banpem sarana keterampilan menulis di SIPLah tahun 2026 memerlukan ketelitian mulai dari pemeriksaan fisik barang, pengisian jumlah kuantitas yang akurat pada menu BAST, pengunggahan foto dokumentasi serah terima, pemilihan Virtual Account Bank BSI, hingga pencetakan proforma invoice. Dengan mengikuti alur sistematis ini, proses administrasi pengadaan sekolah dapat berjalan lancar, transparan, dan akuntabel. Pastikan seluruh dokumen cetak seperti proforma invoice disimpan dengan baik untuk kelancaran proses pembayaran pada tahap berikutnya.
FAQ
-
Apakah BAST yang dicetak dari sistem SIPLah wajib langsung ditandatangani oleh sekolah?
Dokumen BAST yang dicetak langsung dari sistem pada tahap ini belum dibubuhi tanda tangan pihak penyedia. Anda boleh mencetaknya untuk pemeriksaan internal, namun umumnya pihak penjual akan mengirimkan dokumen BAST resmi yang sudah ditandatangani oleh pihak toko. -
Mengapa pencetakan proforma invoice sangat penting dalam belanja Banpem?
Karena proforma invoice memuat informasi esensial berupa kode Virtual Account (khususnya Bank BSI) yang menjadi rujukan utama bagi bendahara sekolah saat melakukan pelunasan pembayaran melalui CMS atau layanan perbankan BSI. -
Berapa banyak foto dokumentasi yang perlu diunggah saat konfirmasi pesanan datang?
Untuk keperluan SIPLah, umumnya disarankan mengunggah minimal dua foto utama, yaitu foto proses serah terima barang dan foto keseluruhan produk yang diterima di sekolah.
