Memperbarui data pribadi seperti nomor handphone (HP) dan alamat email bagi guru serta tenaga kependidikan (tendik) merupakan hal penting agar komunikasi dan informasi kedinasan tetap berjalan lancar. Di lingkungan Kementerian Agama, proses perubahan data ini tidak bisa dilakukan langsung dari satu sisi saja, melainkan harus melalui alur terpadu yang dimulai dari portal EMIS 4.0 oleh operator madrasah, kemudian disinkronkan ke platform EMIS GTK.
Bagi operator madrasah yang ingin melakukan pembaruan data kontak guru atau tendik, berikut adalah tahapan lengkap yang dapat diikuti secara runtut.
Persiapan Awal dan Pengecekan Akun
Sebelum memulai proses pengubahan data, pastikan Anda memiliki akses penuh sebagai operator madrasah. Alur utama perubahan ini wajib dimulai dari sistem EMIS 4.0 terlebih dahulu sebelum nantinya ditarik atau disinkronkan ke EMIS GTK.
Sebagai langkah awal, Anda dapat membuka browser di perangkat komputer atau laptop, lalu login secara bersamaan ke laman EMIS 4.0 dan akun admin EMIS GTK menggunakan akses SSO (Single Sign-On) yang tersedia. Anda juga dapat mengecek terlebih dahulu akun guru yang bersangkutan pada portal EMIS GTK untuk memastikan bagian data diri (menu portofolio > data diri bagian kontak bawah) yang memang perlu diperbarui.
Langkah 1: Mengubah Data Kontak di EMIS 4.0
Perubahan data nomor HP dan email tidak bisa langsung diubah di dalam akun personal guru pada EMIS GTK, melainkan harus melalui database utama di EMIS 4.0. Berikut adalah langkah-langkahnya:
-
Masuk ke Menu Guru dan Tendik: Buka portal EMIS 4.0, lalu arahkan navigasi ke menu Guru dan Tendik, kemudian pilih sub-menu Daftar GTK.
-
Cari Data Guru: Cari dan tentukan nama guru atau tendik yang data nomor HP atau email pribadinya ingin diubah.
-
Ubah Data: Klik tombol Ubah Data pada baris data guru tersebut, lalu gulir (scroll) halaman ke bagian informasi lainnya yang memuat kolom nomor HP dan email pribadi.
-
Simpan Perubahan: Masukkan nomor HP dan alamat email terbaru yang valid pada kolom yang tersedia. Setelah selesai, gulir ke bagian paling bawah halaman lalu klik Simpan.
-
Konfirmasi perubahan dengan memilih Iya pada dialog yang muncul, lalu klik Tutup setelah proses penyimpanan berhasil.
Langkah 2: Sinkronisasi dan Pembaruan Data di EMIS GTK
Setelah proses penyimpanan di EMIS 4.0 berhasil dilakukan, langkah berikutnya adalah menarik atau menyinkronkan data tersebut agar masuk ke sistem EMIS GTK.
-
Akses Menu Kelola Akun: Masuk kembali ke halaman admin EMIS GTK, pilih menu Kelola Akun, lalu lanjutkan dengan memilih sub-menu Manajemen PTK.
-
Cari Data PTK: Cari nama guru atau tendik yang datanya baru saja diubah di EMIS 4.0, lalu geser tampilan tabel ke sebelah kanan.
-
Gunakan Fitur Aksi Update Data: Pada kolom aksi, pilih opsi Update Data dari EMIS dan klik tombol tersebut untuk menyinkronkan perubahan data terbaru.
Verifikasi Hasil Pembaruan
Untuk memastikan apakah nomor HP dan email baru telah berhasil tersinkronisasi dengan baik, Anda dapat masuk kembali ke akun guru yang bersangkutan.
Masuk menggunakan fitur login in person, lalu arahkan ke menu Portofolio dan pilih Data Diri. Gulir halaman ke bagian kontak paling bawah. Jika proses sinkronisasi berhasil dilakukan dengan benar, maka nomor HP dan alamat email akan otomatis berubah menampilkan data yang terbaru.
Kesimpulan
Memperbarui data nomor HP dan email guru serta tendik di EMIS GTK memerlukan kedisiplinan alur kerja, di mana perubahan wajib dieksekusi terlebih dahulu melalui EMIS 4.0 sebelum ditarik melalui menu manajemen PTK di EMIS GTK. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas secara tepat, operator madrasah dapat memastikan seluruh data kontak pendidik dan tenaga kependidikan selalu akurat dan up-to-date.
