Pergantian kepemimpinan atau pengelola keuangan di satuan pendidikan dasar merupakan hal yang lumrah terjadi sewaktu-waktu. Ketika terjadi pergantian posisi pimpinan seperti kepala sekolah atau bendahara sekolah, operator satuan pendidikan dituntut untuk segera melakukan pembaruan data pada berbagai platform administrasi resmi, termasuk di dalam aplikasi bantuan Si Menulis SD tahun 2026. Langkah ini sangat krusial agar seluruh dokumen pertanggungjawaban keuangan dan pelaporan dana bantuan sesuai dengan pejabat definitif atau pelaksana tugas yang sah secara hukum dan administratif.
Artikel ini akan mengupas secara mendalam tata cara, persyaratan dokumen, tahapan sistem, serta ketentuan khusus yang harus dipahami oleh operator sekolah saat melakukan pembaruan data kepala sekolah maupun bendahara di aplikasi Si Menulis SD.
Persiapan Awal Sebelum Mengubah Data di Si Menulis SD
Sebelum operator sekolah mengakses menu perubahan di dalam aplikasi Si Menulis, terdapat beberapa langkah persiapan mendasar yang wajib diselesaikan agar proses sinkronisasi dan validasi berjalan lancar tanpa kendala teknis:
-
Pembaruan Data pada Aplikasi Dapodik:
Pastikan data terbaru mengenai kepala sekolah atau bendahara telah diperbarui di dalam Data Pokok Pendidikan (Dapodik). Untuk pergantian kepala sekolah, proses pengubahan data di Dapodik umumnya dilakukan melalui koordinasi dengan pihak Dinas Pendidikan setempat, di mana Dinas Pendidikan yang akan memasukkan data baru ke sistem pusat sebelum nantinya ditarik oleh sekolah. Sementara itu, untuk posisi bendahara sekolah, pembaruan data dapat dilakukan secara mandiri di dalam aplikasi Dapodik sekolah.
-
Penyesuaian Informasi Kontak di Profil Sekolah:
Perlu dicatat bahwa alamat email serta nomor telepon seluler kepala sekolah yang baru tidak diubah melalui menu utama perubahan pejabat, melainkan harus disesuaikan melalui menu profil sekolah di dalam sistem aplikasi.
Cara Mengganti Kepala Sekolah di Aplikasi Si Menulis SD Menggunakan BAST
Apabila terjadi pergantian kepala sekolah dalam kondisi normal, proses penggantian di aplikasi Si Menulis wajib disertai dengan dokumen Berita Acara Serah Terima (BAST) jabatan. Berikut adalah tahapan lengkap yang harus dilakukan:
1. Mengunduh dan Menyiapkan Formulir BAST
Langkah pertama adalah masuk ke menu perubahan kepala sekolah atau bendahara di aplikasi Si Menulis, lalu pilih opsi kepala sekolah. Unduh formulir Berita Acara Serah Terima yang telah disediakan oleh sistem. Formulir tersebut harus diisi secara lengkap, kemudian ditandatangani oleh para pihak yang bersangkutan:
-
Pihak Pertama: Kepala sekolah lama yang menyerahkan tugas.
-
Pihak Kedua: Kepala sekolah baru yang menerima tugas.
-
Saksi: Perwakilan guru atau pihak berwenang di satuan pendidikan.
Setelah formulir diisi dan ditandatangani dengan tinta basah serta diberi stempel sekolah, scan dokumen tersebut ke dalam format digital (PDF, JPG, atau PNG) dengan ukuran maksimal 5 MB.
2. Mengisi Data Kepala Sekolah Baru
Di dalam halaman aplikasi, masukkan informasi data diri kepala sekolah yang baru secara teliti, meliputi:
-
Nama lengkap beserta gelar akademik yang sah.
-
Status jabatan, apakah dipilih sebagai pejabat definitif, Plt (Pelaksana Tugas yang menjalankan tugas kepemimpinan sementara), atau PJ (Penanggung Jawab sekolah).
-
Nomor Induk Kependudukan (NIK) dan Nomor Induk Pegawai (NIP).
-
Nomor Surat Keputusan (SK) pengangkatan kepala sekolah yang baru serta tanggal diterbitkannya SK tersebut.
3. Mengunggah Berkas Pendukung
Operator diwajibkan mengunggah beberapa dokumen prasyarat ke dalam sistem:
-
Berkas Berita Acara Serah Terima (BAST): Hasil pindai formulir BAST dari langkah sebelumnya (format PDF/JPG/PNG, maksimal 5 MB).
-
SK Pengangkatan Kepala Sekolah Baru: Dokumen resmi SK pengangkatan dalam format PDF dengan ukuran maksimal 2 MB.
4. Ketentuan Pemberlakuan Data Kepala Sekolah Baru
Perlu dipahami oleh pihak sekolah bahwa pergantian kepala sekolah ini akan berdampak pada dokumen-dokumen tertentu di aplikasi Si Menulis:
-
Data kepala sekolah baru akan berlaku untuk laporan dana bantuan Si Menulis, laporan pertanggungjawaban (LPJ), serta berita acara serah terima bantuan.
-
Perubahan ini tidak berlaku surut untuk dokumen Perjanjian Kerja Sama (PKS) serta Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) yang sebelumnya sudah ditandatangani. Dokumen PKS dan SPTJM terdahulu masih tetap menggunakan data kepala sekolah lama yang sah pada periode penandatanganannya.
Cara Mengganti Bendahara Sekolah di Si Menulis SD
Dibandingkan dengan kepala sekolah, proses pergantian bendahara sekolah di aplikasi Si Menulis cenderung lebih ringkas karena tidak memerlukan Berita Acara Serah Terima (BAST). Laporan sekolah secara keseluruhan tidak mengalami perubahan mendasar, dan PKS yang sebelumnya diterbitkan tetap berlaku.
Berikut adalah langkah-langkah untuk mengubah data bendahara sekolah:
-
Akses Menu Perubahan Bendahara:
Masuk ke menu perubahan kepala sekolah dan bendahara pada aplikasi Si Menulis, kemudian pilih opsi bendahara.
-
Input Data Bendahara Baru:
Masukkan nama lengkap beserta gelar, NIK, NIP, nomor SK pengangkatan bendahara sekolah yang baru, serta tanggal penerbitan SK tersebut.
-
Unggah Berkas SK Pengangkatan:
Unggah dokumen scan SK pengangkatan bendahara sekolah dalam format PDF dengan ukuran maksimal 2 MB. Perlu dicatat bahwa nomor SK bersifat opsional apabila nomor SK tidak mengalami perubahan, sehingga berkas SK yang tersimpan sebelumnya masih dapat dipakai kecuali jika operator ingin menggantinya dengan dokumen yang baru.
-
Konfirmasi Pengiriman:
Centang kotak persetujuan pernyataan data, lalu klik tombol kirim untuk meneruskan pengajuan ke sistem pusat.
Pengajuan Khusus: Pergantian Kepala Sekolah Tanpa BAST
Dalam kondisi tertentu yang bersifat darurat atau luar biasa, Berita Acara Serah Terima (BAST) jabatan kepala sekolah tidak mungkin untuk dibuat—misalnya apabila kepala sekolah sebelumnya meninggal dunia, mengalami sakit berat yang tidak memungkinkan penandatanganan dokumen, atau tidak dapat dihubungi sama sekali.
Untuk mengakomodasi situasi ini, aplikasi Si Menulis menyediakan jalur khusus pengajuan tanpa BAST dengan mekanisme sebagai berikut:
1. Memilih Alasan dan Menyusun Penjelasan
Operator harus memilih alasan yang sesuai mengapa BAST jabatan kepala sekolah tidak dapat dibuat (seperti meninggal dunia atau kondisi darurat lainnya). Selanjutnya, tuliskan deskripsi atau penjelasan kronologis secara rinci di kolom yang disediakan. Sebagai contoh, jelaskan bahwa kepala sekolah sebelumnya berhalangan tetap karena meninggal dunia pada tanggal tertentu, sehingga Dinas Pendidikan Kabupaten menunjuk pelaksana tugas (Plt) yang baru sejak tanggal pengangkatan.
2. Mengunggah Dokumen Pendukung Resmi
Karena tidak menggunakan BAST konvensional, sekolah wajib mengunggah dokumen autentik sebagai bukti pendukung, seperti:
-
Surat keterangan kematian dari instansi berwenang (jika kepala sekolah meninggal dunia).
-
Surat keterangan medis atau surat sakit dari dokter/rumah sakit resmi (jika mengalami sakit berat).
-
Surat penunjukan resmi atau SK pelaksana tugas dari Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota.
-
Dokumen tersebut dipindai dalam format PDF atau JPG dengan ukuran maksimal 5 MB.
3. Penguncian Sementara Laporan
Perlu diperhatikan bahwa selama pengajuan tanpa BAST ini diajukan, laporan dana bantuan yang belum dikirimkan akan dikunci sementara oleh sistem sampai admin pusat selesai memeriksa dan memvalidasi keabsahan pengajuan tersebut.
4. Input Data Kepala Sekolah Baru dan Pengiriman
Setelah mengisi alasan dan melampirkan dokumen pendukung darurat, operator tetap wajib mengisi data lengkap kepala sekolah yang baru (status definitif/Plt/PJ, NIK, NIP, nomor SK, dan tanggal SK), mengunggah file SK pengangkatan kepala sekolah baru, memberikan centang pada kolom pernyataan, lalu mengirimkannya untuk diverifikasi oleh admin pusat.
Alur Verifikasi dan Persetujuan Pusat
Setelah seluruh tahapan pengisian data dan pengunggahan berkas—baik untuk kategori kepala sekolah dengan BAST, bendahara, maupun pengajuan khusus tanpa BAST—selesai dikirimkan, pihak sekolah tidak dapat langsung mengubah data secara mandiri tanpa persetujuan.
Operator harus menunggu proses verifikasi dan peninjauan dari admin pusat. Status pengajuan akan diputuskan apakah diterima atau ditolak berdasarkan kelengkapan berkas dan keabsahan dokumen yang diunggah. Oleh karena itu, pastikan seluruh dokumen yang dipindai terbaca dengan jelas, tidak kabur, dan sesuai dengan ketentuan ukuran file yang ditetapkan oleh sistem aplikasi Si Menulis SD tahun 2026.
Kesimpulan
Pergantian kepala sekolah maupun bendahara di aplikasi Si Menulis SD 2026 menuntut ketelitian tinggi dari operator sekolah. Setiap jalur pergantian—baik penggantian kepala sekolah normal dengan Berita Acara Serah Terima (BAST), penggantian bendahara yang lebih sederhana, maupun jalur pengajuan khusus tanpa BAST akibat kondisi darurat—memiliki prosedur dan dokumen pendukung tersendiri. Dengan mengikuti tahapan yang benar, memastikan keselarasan data Dapodik, serta melampirkan dokumen yang valid, proses pembaruan data dapat disetujui oleh admin pusat dengan lancar demi kelancaran administrasi keuangan sekolah.
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
-
Apakah perubahan bendahara memerlukan Berita Acara Serah Terima (BAST)?
Tidak. Berdasarkan sistem aplikasi Si Menulis SD, perubahan data bendahara dapat dilakukan secara langsung tanpa memerlukan dokumen BAST, dengan proses yang lebih sederhana.
-
Dokumen apa yang harus diunggah jika kepala sekolah meninggal dunia sehingga BAST tidak dapat dibuat?
Sekolah dapat menggunakan jalur pengajuan khusus tanpa BAST dengan melampirkan surat keterangan kematian resmi, surat penunjukan dari Dinas Pendidikan, serta mengisi alasan secara rinci pada sistem.
-
Apakah perubahan kepala sekolah mengubah dokumen PKS dan SPTJM yang sudah terbit sebelumnya?
Tidak. Perubahan kepala sekolah berlaku untuk laporan dana bantuan, laporan pertanggungjawaban (LPJ), dan BAST bantuan yang baru, sementara dokumen PKS serta SPTJM yang sudah ditandatangani sebelumnya tetap sah menggunakan data kepala sekolah lama.
